Die Erstellung des Kriterienkatalogs

Das Matching funktioniert so gut wie die Kriterien formuliert und konkret sind. Daher empfiehlt sich ein Kriterienkatalog für das Matching. Im Folgenden werden die Grundlagen für die Erstellung eines Kriterienkatalogs vorgestellt. Zunächst wird erklärt, was für die Vorbereitung und den Prozess der Erstellung erforderlich ist. Zudem werden lokale sowie globale Kriterien unterschieden und die Gewichtung der Kriterien anhand eines Fallbeispiels erläutert.

Inhalt

1. Die Vorbereitung
2. Die Ausgangslage
3. Der erste Entwurf eines gemeinsamen Kriterienkatalogs
4. Verabschiedung des Katalogs
5. Die Kriterien
   1. Globale Kriterien
   2. Lokale Kriterien
6. Beispiel eines Kriterienkatalogs
7. Aufnahmekriterien gewichten

Die Vorbereitung

Bei der Erstellung des Kriterienkatalogs ist es hilfreich, wenn eine moderierende Person (z. B. die Projektleitung oder der/die Bedarfsplaner:in des zuständigen Jugendamtes) diesen Prozess begleitet, Gedanken aufgreift, Diskussionen anregt, Ergebnisse zusammenfasst, offen, transparent, ergebnisorientiert und zielstrebig agiert. Es ist zu überlegen, ob die moderierende Person die hiesige Kitalandschaft bzw. Trägerstruktur kennen sollte oder nicht. Kenntnisse über die Besonderheiten und Anforderungen eines Katalogs von Aufnahmekriterien wären sicherlich von Vorteil.

Um die beteiligten Kitaleitungen/Trägervertretungen über das Matching und insbesondere über die Erstellung des dafür notwendigen Kriterienkatalogs zu informieren, ist eine Auftaktveranstaltung mit allen beteiligten Trägern und Kitaleitungen sinnvoll. Dabei sollte das Ziel sein, möglichst umfassend zu informieren, ins Gespräch zu gehen, gemeinsam Verständnis und Akzeptanz zu schaffen, sodass die Beteiligten ihr Einverständnis für die Umsetzung des Projektes geben.

Hinweise

• Eine neutrale moderierende Person sollte den (gesamten) Prozess begleiten.
• Es empfiehlt sich, eine Auftaktveranstaltung mit allen beteiligten Trägervertretungen und Kitaleitungen durchzuführen.
• Alle beteiligten Akteure sollten ihr Einverständnis für die Entwicklung und Verabschiedung eines gemeinsamen Kriterienkatalogs geben.

Die Ausgangslage

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen gemeinsamen Kriterienkatalog zu entwickeln. Während manche Kommunen sozusagen „bei null“ mit einem „weißen, leeren Blatt“ starten, tragen andere bereits vorhandene Kriterienkataloge zusammen und stellen diese zur Diskussion. An welcher Stelle der Prozess ansetzt, ist abhängig von den Erfahrungen und dem Vertrauensverhältnis der Beteiligten. Ziel sollte sein, einen ersten Entwurf eines solchen Kriterienkatalogs zu verschriftlichen, als eine Art „gemeinsamer Nenner“. Im Folgenden werden drei Fallkonstellationen vorgestellt:

Es liegen konkrete Kriterienkataloge vor

Die beteiligten Kitaleitungen/Trägervertretungen werden von der moderierenden Person zu einem Termin eingeladen, um zu prüfen, ob man gemeinsam einen Kriterienkatalog entwickeln kann. Völlig wertfrei und unter Wahrung der Trägerautonomie werden die Kriterien der einzelnen Einrichtungen gesammelt und zusammengestellt. Die Kitaleitungen/Trägervertretungen werden sodann gebeten, Gemeinsamkeiten sowie Abweichungen festzustellen. Dabei lässt sich idealerweise eine Art „gemeinsamer Nenner“ formulieren.

Es liegen keine konkreten Kriterienkataloge vor

Liegen noch keine Kriterienkataloge der Kitas vor, ist zu empfehlen, die Beteiligten einzuladen, um für sie wichtige Aufnahmekriterien auf einem „weißen Blatt“ zusammenzutragen.

Es wird kein einheitlicher Kriterienkatalog gewünscht

Sofern ein einheitlicher Kriterienkatalog nicht gewünscht wird, ist das Matching mit dem Tool ebenso möglich. In diesem Fall werden die Kinder nur nach dem Alter vorsortiert und die Kitaleitungen/Trägervertretungen müssen anhand ihrer Kriterien die Reihenfolge der Kinder selbst festlegen. Dieses Vorgehen kann sinnvoll sein, wenn bei den Beteiligten zunächst noch keine (ausreichende) Vertrauensbasis und Akzeptanz besteht. Allerdings sei darauf hingewiesen, dass die Transparenz insbesondere den Eltern gegenüber bei diesem Verfahren schwerer gewährleistet werden kann.

Der erste Entwurf eines gemeinsamen Kriterienkatalogs

Neben gesetzlichen Kriterien gibt es auch Kriterien, die einrichtungsübergreifend gelten. Dieser „gemeinsame Nenner“ von Aufnahmekriterien wird in diesem Schritt von allen Beteiligten kritisch hinterfragt und präzise formuliert. Dabei ist es ebenso wichtig, neue Kriterien in Erwägung zu ziehen, zu diskutieren und gegebenenfalls mit aufzunehmen. In diesem Zusammenhang ist es von Vorteil, diese Kriterien um eine Definition oder Beschreibung zu ergänzen, das heißt, sie auszuformulieren. Dies führt zu einem besseren, einheitlichen Verständnis unter den Beteiligten, nicht nur im Rahmen des Entwicklungsprozesses, sondern auch in einer späteren Projektphase, zum Beispiel im Gespräch mit den Eltern.

Es ist sinnvoll, dass die Erstellung des ersten Entwurfs in Präsenz stattfindet. Gleichwohl ist insbesondere in den Folgejahren eine (Weiter)entwicklung des einheitlichen Kriterienkatalogs auch online über eine Videokonferenz möglich. Für die weitere Entwicklung des Kriterienkatalogs haben sich folgende Vorgehensweisen bewährt:

Feedbackschleife: Diskussion des Entwurfs im jeweiligen Kitagremium

Die Kitaleitungen/Trägervertretungen diskutieren im nächsten Schritt die im Plenum entworfenen Kriterien in ihrer jeweiligen Einrichtung und verschriftlichen eventuelle Änderungswünsche.

Erneutes Treffen aller Beteiligten, um gegebenenfalls den Entwurf anzupassen

Bei einem weiteren Treffen tragen die Kitaleitungen/Trägervertretungen mit entsprechender Moderation die Ergebnisse und Änderungsvorschläge zusammen, diskutieren sie und passen sie gegebenenfalls an.

Verabschiedung des Katalogs

Die Kitaleitungen legen diesen angepassten Entwurf des Kriterienkatalogs dem zuständigen Kitagremium zur Anhörung vor, um die Kriterien zu diskutieren und letztlich zu verabschieden. In Nordrhein-Westfalen beispielsweise wäre das der Kitarat.¹

Je nach Anzahl der beteiligten Kitas und in Abhängigkeit der Trägerstruktur der Kitalandschaft können mehrere Feedbackschleifen entstehen. Dies sollte in der Zeitplanung berücksichtigt werden.

Dieser gemeinsam erarbeitete und für alle Beteiligten gleich geltende Kriterienkatalog gilt als Grundlage für das anstehende Matching (der Kinder zum kommenden Kitajahr).

Hinweise

• Die Erstellung des gemeinsamen Kriterienkatalogs ist ein Entwicklungsprozess!
• Auch wenn die Erstellung des Kriterienkatalogs online möglich ist, ist für den ersten Durchgang ein Präsenztermin zu empfehlen.
• Zwischen den Verfahrensschritten sollte genügend „Zeitpuffer” eingeplant sein, damit alle Beteiligten ausreichend Zeit finden, die einzelnen Aufgaben zu bearbeiten, Fragen zu klären und letztlich ein gut überlegtes Ergebnis zu erzielen.
• Es ist wichtig, dass alle Träger- bzw. Kitaleitungen von Anfang an in den Prozess involviert werden und bei den Terminen anwesend sind. Der Prozess muss von allen (mit)getragen werden.
• Für einen erfolgreichen Prozess ist es zwingend notwendig, dass dieser Kriterienkatalog jährlich hinterfragt und gegebenenfalls angepasst wird. Daher ist ein enger Austausch während des alljährlichen Prozess zwischen der moderierenden Person, dem Jugendamt und den Kitaleitungen unabdingbar.
• Um eine größere Transparenz herzustellen, kann es sinnvoll sein, den ersten Entwurf zum Beispiel dem Jugendamtselternbeirat vorzulegen, um dessen Meinung anzuhören. Dabei bleibt die Entscheidungsbefugnis jedoch bei den Trägern und Kitaleitungen.
• Aufgrund der gesetzlichen Bestimmung zur Einberufung des Elternbeirats ist es möglich, dass der Entwurf nach Wahlen vom „alten“ Elternrat diskutiert und vom neu gewählten verabschiedet wird (wie beispielsweise in Nordrhein-Westfalen vgl. § 10 KiBiz).

Die Kriterien

Welche Aufnahmekriterien gehören in einen Katalog? Diese Frage ist nicht einfach zu beantworten. Denn sowohl die trägerspezifischen als auch regionalen Unterschiede scheinen im Praxisalltag sehr groß zu sein. Zudem gibt es fortlaufend richterliche Entscheidungen, wie das Urteil vom Oberverwaltungsgericht (OVG) Münster, die für die Berücksichtigung einzelner Kriterien von Bedeutung sind. Darüber hinaus gibt es, insbesondere bei Elterninitiativen, besondere Träger- bzw. kitaspezifische Kriterien, die ebenso berücksichtigt werden sollten.

Die Kriterien und deren konkrete Ausformulierungen werden von den beteiligten Trägervertretungen und Kitaleitungen erarbeitet. Dabei können die Kriterien in zwei Gruppen gegliedert werden:

Zum einen gibt es die „globalen Kriterien“, die für alle ausgewählten Einrichtungen gelten. Diese sind in allen Kitas identisch und haben zur Folge, dass ein Kind in allen Einrichtungen einen bestimmten (Grund)punktewert hat. Zum anderen beschreiben die „lokalen Kriterien“ die Kriterien, die nur in bestimmten Kitas relevant sind. Diese führen dazu, dass Kinder in manchen Kitas zusätzliche Punkte bekommen, weil sie die dort geltenden lokalen Kriterien erfüllen.

Globale Kriterien

Für die Formulierung globaler Kriterien können gesetzlichen Rahmenbedingungen hilfreich sein. Zum Beispiel regelt § 24 des Achten Buches Sozialgesetzbuch (SGB VIII) den grundsätzlichen Anspruch auf Förderung in Kitas bzw. in der Kindertagespflege. Absatz 1 nennt die Voraussetzungen für das Kind in Abhängigkeit von seinem Alter:

„Ein Kind, das das erste Lebensjahr noch nicht vollendet hat, ist in einer Einrichtung oder in Kindertagespflege zu fördern, wenn

1. diese Leistung für seine Entwicklung zu einer selbstbestimmten, eigenverantwortlichen und gemeinschaftsfähigen Persönlichkeit geboten ist oder
2. die Erziehungsberechtigten a) einer Erwerbstätigkeit nachgehen, eine Erwerbstätigkeit aufnehmen oder Arbeit suchend sind, b) sich in einer beruflichen Bildungsmaßnahme, in der Schulausbildung oder Hochschulausbildung befinden oder
   c) Leistungen zur Eingliederung in Arbeit im Sinne des Zweiten Buches erhalten. [Hervorh. d. Verf.]“

In § 24 Abs. 2 heißt es weiter:

„Ein Kind, das das erste Lebensjahr vollendet hat, hat bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres Anspruch auf frühkindliche Förderung in einer Tageseinrichtung oder in Kindertagespflege. [Hervorh. d. Verf.]“

Demnach hat jedes ein- bzw. zweijähriges Kind grundsätzlich einen Anspruch auf frühkindliche Betreuung und Bildung. Es ist ein Anspruch auf Betreuung begründet, aber nicht konkret auf eine Betreuung in der (Wunsch)Kita bzw. gewünschten Kindertagespflege.

Absatz 3 beschreibt explizit:

„Ein Kind, das das dritte Lebensjahr vollendet hat, [Hervorh. d. Verf.] hat bis zum Schuleintritt Anspruch auf Förderung in einer Tageseinrichtung. Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe haben darauf hinzuwirken, dass für diese Altersgruppe ein bedarfsgerechtes Angebot an Ganztagsplätzen zur Verfügung steht. Das Kind kann bei besonderem Bedarf oder ergänzend auch in Kindertagespflege gefördert werden.“

Die über dreijährigen Kinder haben demzufolge einen konkreten Anspruch auf eine Betreuung in einer Kindertageseinrichtung.

Eine weitere Hilfestellung für die Erstellung eines Kriterienkatalogs kann die Arbeitshilfe „Aufnahmekriterien für Kindertageseinrichtungen“ der Kommunalen Spitzenverbände und der Landesjugendämter in NRW (2017) sein. Auf Grundlage der Punkte 3 bis 5 unter “III mögliche Konsequenzen” in dieser Arbeitshilfe können beispielsweise folgende Aufnahmekriterien herangezogen werden:

• „Anzeige des Betreuungsbedarfs mindestens 6 Monate vor der geplanten Aufnahme
• Kinder aus dem Jugendamtsbezirk
• Kinder, die aufgrund einer persönlichen Notlage einen Kitaplatz benötigen
• Kinder, deren Eltern einer Berufstätigkeit nachgehen, eine Ausbildung machen bzw. dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen müssen
• Ältere Kinder werden vorrangig aufgenommen; maßgeblich ist das Geburtsdatum
• Zeitpunkt der Anmeldung des Betreuungsbedarfs
• Kinder von Alleinerziehenden“.

Lokale Kriterien

Während globale Kriterien einen allgemeingültigen Charakter vorweisen, sind lokale Kriterien einrichtungsspezifisch zu betrachten. Denn das Kind erhält nur in der jeweiligen Einrichtung Punkte, auf die dieses Kriterium zutrifft. Folgende Kriterien, die ebenso in der o.g. Arbeitshilfe in Punkt 5 unter „III mögliche Konsequenzen“ genannt werden, zählen beispielsweise dazu:

• Kinder, deren Geschwister die Einrichtung zeitgleich besuchen
• Öffnungszeit deckt den Betreuungsbedarf der Eltern ab.

Sowohl globale als auch lokale Kriterien finden in einem Kriterienkatalog Berücksichtigung und werden mit einem Punktwert gewichtet. Wenn ein globales Kriterium für ein bestimmtes Kind zutrifft, gilt der entsprechende Punktwert für alle (!) von den Eltern ausgewählten Wunscheinrichtungen gleichermaßen. Da lokale Kriterien nur auf einzelne Einrichtungen zutreffen, bekommt das Kind auch nur in diesen die entsprechenden (Bonus)punkte.

Globale Kriterien: Die Kitaleitung bzw. Trägervertretung der Erstwunscheinrichtung wendet diese Kriterien an und die Punkte zählen sowohl für diese als auch für alle weiteren, angegebenen Wunscheinrichtungen.

Lokale Kriterien: Diese Kriterien sind nicht in allen Einrichtungen für die Wunscheinrichtung relevant. Die ermittelten Punkte sind somit einrichtungsspezifisch und gelten nur für die Einrichtung, die die angegebenen Kriterien erfüllt.

Beispiel eines Kriterienkatalogs

Um einen ersten Eindruck zu erhalten, wie ein solcher Kriterienkatalog aussehen kann, wird an dieser Stelle ohne Anspruch auf Rechtmäßigkeit, Gerichtsbarkeit und Vollständigkeit - auf den Auszug eines Kriterienkatalogs einer Pilotkommune verwiesen.

Abbildung: Ein Beispielkatalog

In der Pilotkommune gelten demzufolge folgende „globale“ Kriterien, die für alle ausgewählten Wunscheinrichtungen gleichermaßen gelten:

• Familienstand, wobei unterschieden wird zwischen “alleinlebend mit Kind” (die sorgeberechtigte Person lebt allein mit Kind(ern) und erhält keine weitere Unterstützung) und “alleinerziehend” (die sorgeberechtigte Person wohnt mit mindestens einer erwachsenen Person und dem Kind zusammen),
• Berufstätigkeit, die sowohl für die erste wie für die zweite sorgeberechtigte Person berücksichtigt wird und konkret “Berufstätigkeit/Ausbildung/Weiterbildung/Schule/Studium (oder geplante Wiederaufnahme im Laufe des Kitajahres)” bedeutet,
• Inklusion,
• besondere familiäre Situation, dazu zählen beispielsweise Mehrkindfamilien (ab 3 Kinder), pflegebedürftige Personen im Haushalt, langzeiterkrankte Eltern/Behinderung mindestens eines Elternteils),
• Hilfen vom Jugendamt/Hilfen zur Erziehung.

Zu den lokalen Kriterien, die nur in einer bestimmten Einrichtung berücksichtigt werden, gehören in diesem Beispiel die Geschwisterkinder. In vielen Einrichtungen gilt der sogenannte „Geschwisterbonus“. Sofern ein älteres Geschwisterkind bereits in der Einrichtung betreut wird, wird das jüngere Kind vor Kindern, die keine Geschwisterkinder in der Einrichtung haben, bevorzugt (zeitgleiche Betreuung). Dies gilt auch für die Kinder, deren älteres Geschwisterkind in die Schule wechselt bzw. in der Einrichtung betreut wurde (nicht zeitgleiche Betreuung).

Dieser Katalog hat zur Folge, dass Kinder auf Basis der globalen Kriterien einen Punktewert haben, der prinzipiell für alle Einrichtungen gilt. Dieser Punktewert wird in der Excel-Liste unter “Punkte” eingepflegt, siehe auch die Abbildung “ Beispiel eines vollständigen Datensatzes” Die lokalen Kriterien sorgen dann dafür, dass ein Kind in einer bestimmten Einrichtung Zusatzpunkte bekommt, zum Beispiel wenn ein Geschwisterkind schon in der Einrichtung betreut wird.

Aufnahmekriterien gewichten

Nachdem die beteiligten Trägervertretungen und Kitaleitungen den für sie relevanten Aufnahmekriterienkatalog formuliert haben, ist es wichtig, die einzelnen Kriterien zu gewichten. Der Beispielkatalog zeigt, dass ein zeitgleich betreutes Geschwisterkind 10 Punkte erhält, während ein Geschwisterkind, das nicht zeitgleich in der Einrichtung betreut wird, 5 Punkte bekommt.

Ziel ist es, eine Einigung unter den Beteiligten zu finden, wie wichtig welches Kriterium für sie ist. Entscheidend ist, dass die Gewichtungen im Verhältnis untereinander passen. Es ist ratsam, dass die Beteiligten die Kriterien und insbesondere die Gewichtungen anhand von Aufnahmeentscheidungen der vergangenen Jahre „durchspielen“. Dabei kann folgende Frage hilfreich sein: Wie realistisch sind die Kriterien bzw. Gewichtungen?

Hinweise

• Ein Kriterienkatalog besteht grundsätzlich aus verschiedenen (globalen und/oder lokalen) Aufnahmekriterien.
• Diese Kriterien werden von den beteiligten Trägervertretungen und Kitaleitungen gemeinsam formuliert, jährlich hinterfragt und gegebenenfalls angepasst (und idealerweise vom zuständigen Kitagremium verabschiedet).
• Ebenso legen die Beteiligten die zu vergebenden Punkte fest, wenn ein Kriterium erfüllt wird. Dabei ist darauf zu achten, dass die Gewichtungen der Kriterien untereinander passen und realistisch sind.