Das Projektmanagement für die Platzvergabe

Die Einführung des Matchingverfahrens ist grundsätzlich im Rahmen eines Projektmanagements umzusetzen. Im Folgenden werden in Anlehnung an die Umsetzung in der Pilotkommune Saerbeck Ideen und Vorschläge vorgestellt, die insbesondere für die Kommunen bzw. die Projektleitung hilfreich sind. Auch hier wird aufgrund der besseren Lesbarkeit auf den Zusatz „Fachberatung der Kindertagespflege“ verzichtet, sondern durch die Kitaleitungen impliziert.

Inhalt

1. Das 4-Phasen-Modell
2. Die Projektleitung und die Rolle des Jugendamtes
3. Die Erstellung der Aufnahmekriterien (Phasen 1 und 2)
4. Der Matching-Day (Phasen 3 und 4)

Das 4-Phasen-Modell

Die Zeitplanung ist einer der entscheidenden Faktoren für ein erfolgreiches Projekt. Im Folgenden wird ein möglicher Zeitplan anhand eines 4-Phasen-Modells vorgesschlagen, das natürlich auf die Rahmenbedingungen und Ressourcen angepasst werden kann.

Sobald der erforderliche politische Beschluss und idealerweise das Einverständnis aller Beteiligten vorliegen, beginnt die Phase 1 mit der Erstellung eines (einheitlichen) Kriterienkatalogs. Anschließend wird in der Phase 2 der Kriterienkatalog von den zuständigen Gremien genehmigt und werden die notwendigen Daten des angemeldeten Kindes bzw. dessen Eltern eingeholt. In der Phase 3 werden die Bewerberlisten zusammengestellt und im KitaMatch hochgeladen. Um sie dort prüfen zu können, erhalten die beteiligten Kitaleitungen die von der Kommune erstellten Zugänge. Gleichzeitig berechnet das Jugendamt pro Einrichtung die freien Plätze in der jeweiligen Altersgruppe und hinterlegt diese Zahl im KitaMatch. Sobald der Matching-Day (Phase 4) stattgefunden hat, kann das Jugendamt eine Liste mit (un)versorgten Kindern generieren und die Kitaleitungen können den Eltern tatsächlich eine Zu- bzw. Absage erteilen. Somit schließt sich der Kreis und die nächste Vergabephase beginnt mit der Reflexion bzw. möglichen Anpassung des bestehenden Kriterienkatalogs (Phase 1, Phase 2 usw.).

Abbildung: Das 4-Phasen-Modell

Die Projektleitung und die Rolle des Jugendamtes

Eine Projektleitung ist für das Gelingen des Matchingverfahrens zu empfehlen. Sie kann extern beauftragt oder ein/eine Mitarbeiter:in des zuständigen Jugendamtes sein und sollte über die erforderlichen kommunikativen und projektorientierten Skills und Ressourcen verfügen, das Matchingverfahren und die Zusammenhänge verstehen und eng mit dem Jugendamt agieren. Sofern die Kommune eigene Kitas betreibt, sollte sich die Projektleitung dieser besonderen Stellung bewusst sein. Dies sollte bei ihrer Besetzung/Auswahl berücksichtigt werden.

Das Jugendamt muss sich bereits im Vorfeld über die Vor- und Nachteile des Matchingverfahrens bewusst sein – ebenso über den Aufwand, den die Einführung des neuen Verfahrens erfordert, und über den Mehrwert, wenn es sich verstetigt. Sicherlich sind mit der Einführung eines solchen Verfahrens ein Risiko und eine gewisse Skepsis verbunden. Umso wichtiger sind folgende Erfolgsfaktoren und Aufgaben:

• Eine Reflexion des bisher praktizierten Verfahrens ist der grundlegende, erste Schritt, um die Istsituation zu beschreiben. Erst im Anschluss ist es sinnvoll, dass die Beteiligten die Wünsche und Ziele, die sie mit einem neuen Verfahren (dem Gale-Shapley-Verfahren) verbinden formulieren.
• Ein weiterer Meilenstein ist die Information und Legitimation durch die Politik, damit das neue Verfahren eingeführt werden kann. Darüber hinaus sollten die Vertretungen von Träger, Kitas sowie die Eltern über die beabsichtigte Einführung informiert und für diese sensibilisiert werden.
• Neben einer klaren und transparenten Kommunikation der Beteiligten untereinander ist die Bereitschaft, etwas Neues zu wagen, ebenso wichtig. Dabei spielt lösungsorientiertes, gemeinschaftliches Handeln im Rahmen der Verantwortungsgemeinschaft, die die Beteiligten bilden, eine große Rolle.
• Sowohl die frühzeitige Information an die Verfahrensbeteiligten als auch eine intensive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit tragen zum Gelingen dieses Projektes bei. Hierzu zählen insbesondere Informationsgespräche mit den politischen Vertretungen, mit Trägern und Kitaleitungen sowie der Elternvertretung auf kommunaler Ebene, aber auch Elternbriefe mit konkreten Informationen sowie intensive Pressearbeit. Im Zuge dessen ist es sinnvoll, beispielsweise erfahrene Kitaleitungen als Ansprechpersonen bzw. Multiplikator:innen einzusetzen.
• Für eine erfolgreiche Implementierung des Matchingverfahrens ist es ebenso wichtig, die Regelungen des Datenschutzes einzuhalten. Denn die notwendigen Daten zählen zum persönlichen und damit schützenswerten Datengut. Damit einher geht die Notwendigkeit, dass die erforderlichen Daten (z.B. Angaben der Eltern, Anzahl der freien Plätze) vollständig und wahrheitsgetreu sind.
• Sowohl nach der Implementierung als auch im Rahmen der Verstetigung ist eine regelmäßige Reflexion mit den Beteiligten sinnvoll, sodass etwaige Optimierungen umgesetzt werden können.

Sofern ein entsprechender politischer Beschluss für die Einführung des Matchingverfahrens vorliegt, ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig mit einzubinden. Dazu zählen insbesondere die Träger- und Kitavertretungen, die Fachberatungen der Kitas und die Eltern.

Darüber hinaus ist eine offene Haltung des Jugendamtes bzw. der Projektleitung gegenüber den Beteiligten entscheidend. Fragen müssen geklärt, Bedenken und Zweifel ernst genommen sowie Gespräche geführt werden. Die Kommunikation ist dabei ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Projekt – sowohl nach innen als auch nach außen. Demzufolge ist es empfehlenswert, dass die Beteiligten im Innenverhältnis im stetigen Austausch stehen und in der Lage sind, Fragen von „außen“, beispielsweise von Eltern und Interessierten, zu beantworten. Dementsprechend sind Eltern frühzeitig über das Matchingverfahren zu informieren, zum Beispiel mit einem Elternbrief oder via Pressemitteilungen über die Medien.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Beteiligten die Vorteile des neuen Systems verstehen und das Matching für sich adaptieren möchten. Dabei ist es auch von Vorteil, dass das algorithmusbasierte Verfahren schon seit Jahren in ähnlichen, sozialbildungspolitischen Bereichen (z. B. Vergabe der Studienplätze) Anwendung findet und immer mehr Kommunen dieses Verfahrens erfolgreich einführen. Die konkreten Vorteile sind im Kapitel zum Gale-Shapley Verfahren beschrieben.

Zu den weiteren Vorteilen, die kommuniziert werden können, gehören:

• Die Kitas bzw. Trägervertretungen erhalten alle für sie relevanten Anmeldungen (egal ob erster, zweiter oder fünfter Wunsch), sodass keine Daten verloren gehen.
• Während des Matchings zeigt das Programm in jeder Runde immer nur die angemeldeten Kinder, die nicht bereits ein Angebot einer höher präferierten Einrichtung erhalten haben. Dies führt zu einer stets aktuellen, klaren Übersicht.
• Durch die Möglichkeit für die Kitaleitung bzw. Trägervertretung, die Bewerberliste anzupassen, wird die Trägerautonomie bzw. die Selbstständigkeit der Kindertagespflege gewahrt. Sie können flexibel, aus „besonderem Grund“, die Bewerberliste anpassen. Dieser besondere Grund sollte im Vorfeld mit dem Jugendamt abgestimmt werden.
• Die Kitas klicken „bewusst“ und machen dem jeweiligen Kind von der Bewerberliste ein Angebot.
• Die jeweilige Bewerberliste, auf der das Kind mit den meisten Punkten oben steht, ist transparent und fair. Denn diese Bewerberliste beruht auf dem zuvor festgelegten Kriterienkatalog. Sie kann nur so „gut“ sein wie der Kriterienkatalog. Die Kriterien werden grundsätzlich vollständig berücksichtigt.
• Aufgrund der Tatsache, dass die Eltern idealerweise ihre wahren Wünsche angeben und keine strategischen Überlegungen mehr anstellen müssen, ergibt sich für sie eine Strategiesicherheit. Etwaige Überlegungen, einen besseren Betreuungsplatz zu erhalten, sind hinfällig.

Hinweise

• Erfolgsentscheidend ist, die Akteure für das Matching zu sensibilisieren, das heißt sie „abzuholen und mitzunehmen“.
• Die Kommunikation nach innen und nach außen impliziert Gespräche mit den Beteiligten sowie der Elternvertretung auf kommunaler Ebene. Genauso können Elternbriefe und Medien ein adäquates Kommunikationsmittel sein. All dies trägt dazu bei, die Vorteile des Programms zu verdeutlichen.
• Das Einverständnis aller Beteiligten sollte vorliegen.

Die Erstellung der Aufnahmekriterien (Phasen 1 und 2)

Während die Kommune im Rahmen der Bedarfsplanung die Anzahl der Plätze pro Kitajahr und Einrichtung festlegt, obliegt die Entscheidung über die konkrete Aufnahme der Kinder der Einrichtung/dem Träger anhand von Kriterien. „Welche Aufnahmekriterien gehören in einen Katalog?“ Diese Frage ist nicht einfach zu beantworten. Es gibt aus Erfahrung des Kreisjugendamtes Steinfurt keinen „goldenen Katalog“, der für alle Einrichtungen gleichermaßen greift. Denn sowohl die trägerspezifischen als auch regionalen Unterschiede sind zu groß. Zudem kommen fortlaufend richterliche Entscheidungen, die für die Berücksichtigung einzelner Kriterien von Bedeutung sind. Darüber hinaus gibt es, insbesondere bei Elterninitiativen, besondere träger- bzw. kitaspezifische Kriterien, die ebenso Berücksichtigung finden sollten. Weitere Infos zum Erstellen von Kriterienkatalogen.

Es ist sinnvoll, dass die Projektleitung zunächst ein Gespräch mit den beteiligten Trägervertretungen, Fachberatungen und Kitaleitungen führt und dann die Erstellung eines (einheitlichen) Kriterienkatalogs moderiert. Dieser bildet die Grundlage für das Matching und gilt für die gesamte Planungskommune. Grundsätzlich sind auch verschiedene Aufnahmekriterien pro Einrichtung möglich. Jedoch haben die Einrichtungen oftmals gleiche oder ähnliche Kriterien, sodass eine gemeinsame Basis gefunden werden kann. Auf dieser Grundlage werden die Punktwerte pro Kriterium festgelegt. Dabei ist zu empfehlen, dass die Beteiligten die verschiedenen Familienszenarien möglichst praxisnah durchspielen und damit den Kriterienkatalog prüfen.

Auch für diesen Schritt ist es wichtig, eng mit den Beteiligten im Gespräch zu bleiben und ihnen vor bzw. nach dem jeweiligen Matching-Day Zeit zu geben, den Kriterienkatalog zu formulieren, zu hinterfragen und anzupassen. Wichtig ist, dass der für das Matching geltende Katalog jeweils frühzeitig von dem höchsten Gremium der Kindertageseinrichtung wie beispielsweise in Nordrhein-Westfalen der Kitarat, verabschiedet wird.

Der Matching-Day (Phasen 3 und 4)

Die Vorbereitung

Im Zuge der (Online)anmeldung werden die Eltern gebeten, ihre persönlichen Daten sowie die Reihenfolge ihrer präferierten Betreuungseinrichtungen anzugeben.

Im Anschluss stellt die Projektleitung eine Ausgangsliste, die beispielsweise die Kitaleitungen mit den Daten ihrer angemeldeten Kinder ausgefüllt haben, zusammen. Diese Liste wird im Anschluss in Zusammenarbeit mit der IT-Fachkraft ins KitaMatch implementiert. Die jeweilige Kitaleitung bzw. Trägervertretung hat sodann die Möglichkeit, ihre Bewerberliste im KitaMatch auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Diese Bewerberlisten beruhen auf dem zugrunde gelegten Kriterienkatalog und den entsprechend ermittelten Punktwerten pro Kind. Bei Punktgleichheit sortiert das Programm automatisch das ältere Kind einen Platz vor dem anderen (jüngeren) Kind.

In Vorbereitung auf den Matching-Day sollen möglichst viele Dinge im Vorfeld mit dem Jugendamt und unter den Kitaleitungen/Trägervertretungen geklärt werden. Je mehr Einzelfälle im Vorfeld abgesprochen und Fragen geklärt werden, desto reibungsloser wird das eigentliche Matching erfolgen. Folgende Checkliste kann dabei helfen:

Welche Kinder sollen gematcht werden?

Bevor die Bewerberlisten generiert werden, sollten sich die Verantwortlichen über die zu berücksichtigenden Kinder einigen. Sofern Kinder, die beispielsweise zum 1.8. eine Betreuung benötigen, berücksichtigt werden sollen, ist zu klären, ob die Kinder, die einen Betreuungswunsch vor dem 1.8. haben, vorab versorgt werden können oder mitgematcht werden. Hierzu ist von den Kitaleitungen oder vom Jugendamt mit den Eltern zu klären, wann genau sie den Betreuungsbedarf haben. Wenn das Kind doch vorab eine Betreuung benötigt, reduziert sich entsprechend die Zahl der zu matchenden freien Plätze. Denn das Kind, das vor dem 1.8. aufgenommen wird, zählt in der Regel als verbleibendes Kind in der Einrichtung und wird nicht mehr gematcht (Ausnahme: Wechselkinder).

Ebenso wichtig ist es zu klären, ob die Kinder, die einen Betreuungswunsch nach dem 1.8. haben (z. B. 1.9., 1.11. desselben Jahres oder 1.3. des Folgejahres), mitgematcht werden sollen oder als unterjährige Aufnahme gewertet werden.

Hinweis

Aus den Erfahrungen im Kreis Steinfurt ist es fürs Matching sinnvoll, die Kinder mit einem Betreuungsbeginn vom 1.8. bis 28.2 zu berücksichtigen. Dies sollte aber das Jugendamt mit den beteiligten Trägern besprechen und eine für alle zufriedenstellende Lösung schaffen.

Gibt es Wechselkinder?

Insbesondere bei Wechselkindern dürfte es Klärungsbedarf geben zwischen der Leitung der abgebenden und der neuen, von den Eltern gewünschten Einrichtung.

Hinweise

• Damit alle (Wechsel)kinder berücksichtigt werden können, ist es sinnvoll, die abgebende Einrichtung als letztgenannten Wunsch beim Wechselkind in der Bewerberliste zu ergänzen.
• Wenn das Matchingverfahren kein Match mit der neuen Wunscheinrichtung hervorbringt, fällt das Kind nicht durchs Raster, sondern erhält einen Platz (bzw. verbleibt) in der abgebenden Einrichtung.

Gibt es Geschwisterkinder?

Sofern mehrere Geschwisterkinder für eine Einrichtung angemeldet sind, ist es sinnvoll, diese gemeinsam dorthin zu vermitteln, sofern die Kapazitäten der Wunscheinrichtung dies ermöglichen. Dabei sollten diese Kinder während des gesamten Prozesses unter besonderer Beobachtung stehen. Nähere Infos und Lösungsvorschläge.

Zahl der freien Plätze eintragen

In Vorbereitung auf den Matching-Day ist neben der jeweiligen Bewerberliste auch die Angabe der Zahl der freien Plätze wichtig. Diese erfolgt (in der Regel wie bisher) durch das Jugendamt in Abstimmung mit den beteiligten Trägervertretungen und Kitaleitungen (vgl. Kapitel 3.1.5.3.1). Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, die freien Plätze im Vorfeld mit den Trägern bzw. der Kitaleitung abzustimmen. Denn in manchen Fällen kann es beispielsweise Schulrückstellungen geben, deren Entscheidungsprozess am Tage des Matchings noch nicht beendet ist. Diese Fälle sollten einzeln mit den Verantwortlichen besprochen werden. Es erscheint sinnvoll, diese Kinder zunächst als verbleibende Kinder weiterzuführen und die Zahl der freien Matchingplätze entsprechend zu reduzieren.

Ähnlich verhält es sich bei den Kindern, die vor dem Beginn des Kitajahres aufgenommen werden.

Zu den weiteren Aufgaben der Projektleitung in Vorbereitung auf den Matching-Day gehört, dass sie besondere Konstellationen erkennt (z. B. Wechselkinder), das Jugendamt entsprechend informiert und bedarfsplanungsrechtliche Lösungen erarbeitet werden. Dies bezieht sich auch auf die Sicherung der Datenqualität. Es ist wichtig, dass die Daten der Eltern, die für das Ausfüllen des Kriterienkatalogs notwendig sind, auch vollständig vorliegen. Ebenso ist sicherzustellen, dass nur die Kinder auf der Bewerberliste stehen, die einen Platz suchen; nicht, dass noch Kinder gelistet sind, die zwischenzeitlich einen Platz erhalten haben, verzogen sind o. Ä.

Hinweis

Die Projektleitung hat in Absprache mit den Kitaleitungen bzw. Trägervertretungen die Aufgabe, möglichst vollständige und aktuelle Daten fürs Matching bereitzustellen.

Die Durchführung des Matching-Days

Zum sogenannten „Matching-Day“ kommen die beteiligten Kitaleitungen bzw. Trägervertretungen mit Unterstützung der Projektleitung (und des Jugendamtes) in einem IT-Schulungsraum der Kommune zusammen, um den Eltern über das KitaMatch-Programm virtuelle Platzangebote zu machen. Auf Basis der Wunschreihenfolge der Eltern nimmt das KitaMatch-Programm daraufhin die Angebote im Namen der Eltern an oder lehnt sie ab – und zwar so lange, bis alle Plätze vergeben sind bzw. bis sich die Bewerber nicht mehr besserstellen können. Mehr zu den konkreten Aufgaben der Projektleitung während des Matching-Days.

Das Matching kann auch online durchgeführt werden. Hierfür bedarf es aber sowohl technischer als auch organisatorische Hilfestellung (z.B. jeweils zwei Endgeräte für die Kitaleitungen, mit denen sie zur besseren Übersicht das Matching verfolgen bzw. das Matching-Tool bedienen können).

Anhand der Exportmöglichkeiten der (un)versorgten Kinder erhält die Projektleitung bzw. das Jugendamt auf Knopfdruck eine Übersicht. Für die zunächst unversorgten Kinder können dann rechtzeitig Alternativangebote in den Einrichtungen mit freien Kapazitäten geschaffen werden.

Schließlich können die tatsächlichen Vergaben der Betreuungsplätze erfolgen und die Eltern entsprechend informiert werden.

Reflexion des Matching-Days

Im Nachgang des Matching-Days ist es wichtig, dass die Projektleitung mit den beteiligten Kitaleitungen/Trägervertretungen und dem Jugendamt ein Reflexionsgespräch moderiert. Hierbei sollen Vor- und Nachteile eruiert sowie (Verfahrens)optimierungen formuliert und geklärt werden. Dies schließt auch die Frage mit ein, ob bzw. inwiefern das Verfahren beibehalten werden soll.